Umowa jest podpisana, start za kilka dni, a klient oczekuje, że sprawy szybko ruszą z miejsca. Pierwszy miesiąc projektu interim decyduje o tym, czy ekspert zbuduje w zakładzie autorytet, czy do końca projektu będzie odrabiał wrażenie z pierwszych tygodni.
Ten artykuł opisuje projekt interim w praktyce z perspektywy eksperta: co uzgodnić przed pierwszym dniem, czym zająć się w pierwszym tygodniu, kiedy przedstawić diagnozę i pierwsze działania oraz co powinno być gotowe pod koniec czwartego tygodnia. Omawiamy też błędy, które potrafią zepsuć dobrze zapowiadający się start.
Projekt interim w praktyce opiera się na pisemnie uzgodnionym zakresie i uprawnieniach, tygodniu spędzonym bezpośrednio na produkcji, diagnozie potwierdzonej przez zarząd w drugim i trzecim tygodniu oraz planie z KPI i pierwszym raportem przed końcem pierwszego miesiąca. Przekazanie obowiązków planuje się od pierwszego dnia.
- Zakres projektu na piśmie: cel, uprawnienia decyzyjne, komu się raportuje i dokąd eskaluje, a wszystko to jeszcze przed startem.
- Pierwszy tydzień należy do faktów: obchody produkcji, rozmowy z zespołem oraz dane o OTIF, reklamacjach i otwartych raportach 8D.
- W drugim i trzecim tygodniu diagnoza zostaje potwierdzona z zarządem, a najpilniejszy problem stabilizuje się działaniami, które widać.
- Pod koniec miesiąca klient ma plan do końca projektu, mierzalne KPI, pierwszy raport i propozycję przekazania obowiązków.
- Najczęstsze błędy to wciąganie się w wewnętrzną politykę, obietnice na wyrost i rola doradcy tam, gdzie klient oczekiwał właściciela problemu.
Przed pierwszym dniem: zakres projektu na piśmie
Wiele problemów w projektach interim bierze się z rozmowy przed podpisaniem umowy. Jeśli nie jest jasne, co ekspert ma osiągnąć i z jakimi uprawnieniami, pierwsze tygodnie schodzą na negocjowanie własnej roli. Dlatego przed startem warto uzyskać pisemne potwierdzenie poniższych punktów.
- Cel projektu w jednym lub dwóch zdaniach i sposób jego pomiaru: OTIF, liczba otwartych reklamacji, termin SOP albo pozytywny wynik audytu klienta
- Uprawnienia decyzyjne: w sprawach ludzi w zespole, wydatków, zmian w procesach i komunikacji z klientem końcowym
- Komu ekspert raportuje, jak często i w jakiej formie
- Ścieżka eskalacji: do kogo się zwrócić, gdy decyzja wykracza poza uprawnienia albo coś utknie w miejscu
- Dostęp do danych i systemów od pierwszego dnia: ERP, system reklamacyjny, dokumentacja PPAP, portale klientów
- Kto przejmie obowiązki po zakończeniu projektu
- Jak i kiedy zarząd przedstawi rolę eksperta zespołowi
Jeśli klient nie potrafi odpowiedzieć na któryś z punktów, to również cenna informacja. Warto ją zanotować i wrócić do niej pod koniec pierwszego tygodnia, gdy obraz sytuacji będzie pełniejszy.
Jak wygląda projekt interim: pierwsze 30 dni krok po kroku
Każdy projekt jest inny, ale rytm pierwszego miesiąca powtarza się przy eskalacji jakościowej u klienta, przy rozruchu nowej produkcji i przy relokacji linii. Podane terminy są orientacyjne. Przy ostrej eskalacji dwa pierwsze kroki skracają się do kilku dni.
- 01
Tydzień 1: słuchać i obserwować
Jak najwięcej czasu bezpośrednio na produkcji (gemba), na każdej zmianie co najmniej raz. Spotkania z zespołem, mistrzami zmian, działem jakości, logistyką i zakupami. Zebranie danych i oddzielenie faktów od opinii.
- 02
Tydzień 2–3: diagnoza i pierwsze działania
Przedstawienie zarządowi ustaleń i uzgodnienie priorytetów. Stabilizacja najpilniejszego problemu i pierwsze poprawki, które zauważy zespół i klient końcowy.
- 03
Tydzień 4: plan do końca projektu
Plan z kamieniami milowymi i KPI, pierwszy raport oraz propozycja, jak na koniec przekazać obowiązki.
Pierwszy tydzień: produkcja, ludzie i dane
W pierwszym tygodniu najwięcej daje dużo słuchania i mało zmian. Ludzie w zakładzie uważnie obserwują nową osobę, a pierwsze wrażenie przesądza o tym, ile powiedzą później. Warto pójść na linię, do magazynu, na przyjęcie towaru i do kontroli jakości. Operatorów i mistrzów najlepiej zapytać, co ich spowalnia, i pozwolić im dokończyć.
Równolegle trzeba zebrać liczby. Chodzi o szybkie fakty, które da się sprawdzić; gotowej analizy na tym etapie nikt jeszcze nie oczekuje.
- OTIF i braki w dostawach do głównych klientów z ostatnich miesięcy
- Otwarte reklamacje i raporty 8D, ich status oraz terminy uzgodnione z klientem
- Status PPAP dla nowych części i termin SOP, jeśli projekt dotyczy rozruchu nowej produkcji
- Wyniki ostatniego audytu klienta i otwarte działania korygujące
- Ocena dostawców i otwarte eskalacje w obszarze jakości dostawców (supplier quality)
Pod koniec tygodnia ekspert powinien umieć nazwać dwa lub trzy problemy, które ciągną wynik w dół, i znać osoby w zespole, które rozumieją je najlepiej.
Drugi i trzeci tydzień: diagnoza i pierwsze widoczne efekty
Diagnozę warto przedstawić zarządowi, zanim zaczną się duże zmiany. Wystarczy krótkie spotkanie: co udało się zobaczyć, co jest przyczyną i co należy rozwiązać w pierwszej kolejności. Jeśli zarząd widzi sytuację inaczej, lepiej dowiedzieć się o tym w drugim tygodniu niż w trzecim miesiącu.
Następny krok to stabilizacja najpilniejszego problemu. Przy eskalacji u klienta może to być codzienne zarządzanie otwartymi raportami 8D z jasno wskazanym właścicielem każdego punktu, przy rozruchu produkcji cotygodniowy przegląd PPAP według części i dostawców. Pierwsze poprawki powinny być małe i widoczne, żeby zespół widział, że sprawy ruszyły.
Dobrym przykładem jest projekt dla Bugatti Rimac. W trakcie przygotowań nowych modeli klient potrzebował szybko wzmocnić zespół jakości dostawców, a trzech inżynierów supplier quality w trybie interim przywróciło regularną komunikację z ponad 30 dostawcami.
Po upadłości dostawcy w Niemczech zespół GQ interim, który przejął projekt pod klucz, przeniósł dla klienta z branży motoryzacyjnej (dostawcy Tier 1) trzy kompletne linie produkcyjne do zakładu na Węgrzech w 3 dni: 105 palet materiału (45 ton) i cztery ciężarówki, koordynowane bezpośrednio na miejscu. Przy takim zadaniu rytm pierwszego miesiąca skraca się do kilku dni, ale kolejność kroków pozostaje ta sama.
Projekty interim w Państwa specjalizacji
Zarejestrowani eksperci jako pierwsi dowiadują się o nowych projektach w swojej specjalizacji. Rejestracja jest bezpłatna.
Czwarty tydzień: plan, KPI i pierwszy raport
Pod koniec pierwszego miesiąca klient powinien otrzymać pisemny plan do końca projektu. Zawiera on kamienie milowe, osoby odpowiedzialne i kilka KPI, które da się mierzyć co tydzień i które zarząd oraz zespół rozumieją tak samo. W jakości jest to zwykle liczba otwartych reklamacji i dotrzymanie terminów 8D, w logistyce OTIF, w projekcie termin SOP i status PPAP.
Pierwszy raport powinien być krótki i rzetelny: co się zmieniło, co nie, gdzie potrzebna jest decyzja zarządu i gdzie grozi eskalacja. Długi raport bez decyzji nie buduje zaufania.
W planie musi się też znaleźć przekazanie obowiązków, o którym myśli się od pierwszego dnia: komu przejdą procesy, kto poprowadzi spotkania i które dokumenty muszą być uporządkowane w chwili odejścia eksperta.
W jednym z projektów GQ interim project quality engineer uzupełnił dokumentację jakościową i projektową, koordynował dostawców i rozwiązywał krytyczne problemy bezpośrednio u klienta. Projekt, który był w eskalacji, w ciągu 6 miesięcy doszedł do produkcji seryjnej desek rozdzielczych w planowanym terminie.
- 7 500+
- ekspertów w bazie GQ interim
- 1 550+
- zrealizowanych projektów
- 3–12
- miesięcy: typowy czas projektu
- 2011
- od tego roku w regionie CEE
Typowe błędy w pierwszym miesiącu projektu interim
Te błędy popełniają również osoby z długim doświadczeniem w zarządzaniu, bo na stałym stanowisku miały czas, żeby je naprawić. W projekcie interim tego czasu nie ma.
- 1Opowiedzenie się po jednej ze stron. W pierwszym tygodniu każdy wyjaśni, kto odpowiada za problemy. Warto słuchać, ale nie przejmować cudzych sporów. Ekspert pracuje nad zadaniem, które powierzył mu zarząd.
- 2Obietnice na wyrost. Termin rzucony pierwszego dnia zapamiętają wszyscy. Obietnice lepiej składać dopiero po diagnozie i raczej skromniejsze.
- 3Doradca zamiast właściciela problemu. Klient nie zamówił raportu z rekomendacjami. Oczekuje, że ekspert przejmie problem, podejmie decyzje i w granicach uzgodnionych uprawnień weźmie odpowiedzialność za wynik.
- 4Wtopienie się w firmę. Po kilku tygodniach łatwo zacząć patrzeć na sprawy tak jak zespół wewnętrzny i przestać zadawać niewygodne pytania. Dystans to jeden z powodów, dla których firma sięgnęła po eksperta z zewnątrz, dlatego warto go zachować.
Czego klient oczekuje od interim managera
Klient, który sięga po eksperta interim, ma zwykle problem, na który brakuje mu czasu albo ludzi. Oczekuje, że ekspert szybko zrozumie sytuację, przejmie odpowiedzialność i będzie otwarcie mówił o tym, co działa, a co nie. Równie ważne jest dla niego, żeby efekty utrzymały się po zakończeniu projektu.
Doświadczenie z podobnymi sytuacjami warto opisać w profilu konkretnie. Jak to zrobić, omawiamy w artykule o tym, jak przygotować profil interim managera, który wybierze klient. Na początek drogi w projektach interim przydadzą się pierwsze kroki: jak zostać interim managerem.
Aktualne projekty są widoczne w bazie otwartych projektów. Profil w bazie ekspertów GQ interim jest bezpłatny, a po rejestracji ekspert ma dostęp do aktywnych projektów. To ekspert decyduje, gdzie i nad czym pracuje. Zapraszamy do rejestracji w bazie ekspertów.
Najczęstsze pytania
Jak wygląda projekt interim w pierwszym miesiącu?
Przed startem zakres projektu i uprawnienia uzgadnia się na piśmie. Pierwszy tydzień należy do produkcji, ludzi i danych, w drugim i trzecim tygodniu przychodzi diagnoza z zarządem i pierwsze działania, a w czwartym plan do końca projektu, KPI i pierwszy raport.
Co interim manager powinien uzgodnić przed rozpoczęciem projektu?
Cel i sposób jego pomiaru, uprawnienia decyzyjne, osobę, której raportuje, ścieżkę eskalacji, dostęp do danych i systemów od pierwszego dnia oraz to, komu na koniec przekaże obowiązki.
Kiedy interim manager powinien pokazać pierwsze efekty?
Pierwsze widoczne poprawki pojawiają się zwykle w drugim i trzecim tygodniu, gdy zarząd potwierdzi diagnozę. Realizację celu ocenia się na koniec projektu według KPI uzgodnionych w planie.
Jak długo trwa projekt interim?
W zależności od zakresu od kilku tygodni do kilku miesięcy. Ekspert interim w bazie GQ interim nie musi zobowiązywać się do długoterminowej współpracy i sam wybiera projekty.